Corso di formazione Efficienza Personale e Gestione delle Riunioni

Comprendere se stessi e gli altri

• Riconoscere che quando invitiamo qualcuno a una riunione, in pratica imponiamo su di lui la nostra lista di priorità
• Cosa determina il nostro modo di agire?
• Siamo consapevoli dell’impatto del nostro comportamento sugli altri? Rispondono sempre come vorremmo o come dovrebbero? In caso contrario, perché…?

Il processo per gestire le riunioni

• Perché è necessaria una riunione; quali sono le alternative; qualcuna di queste si rivela preferibile?
• Il processo completo per convocare, organizzare e prepararsi a una riunione:
  • Redigere un ordine del giorno significativo, indicando gli obiettivi, gli argomenti da trattare e i tempi previsti
  • Invitare esclusivamente le persone necessarie – e nessun altro
  • Gestione della riunione: consentire soltanto contributi pertinenti (distinguendo chiaramente tra ciò che è rilevante o meno); attenersi all’ordine del giorno e rispettare i tempi
  • Produzione di risultati: non occorrono necessariamente verbali dettagliati, ma almeno una lista chiara di azioni da intraprendere
  • Pianificazione di eventuali riunioni di follow-up

Partecipazione alle riunioni

• Dovrei partecipare a tutte le riunioni a cui vengo invitato?
• Come decido se partecipare o meno?
• Quali motivazioni posso addurre per declinare un invito?
• Cosa è consentito fare durante una riunione in relazione ai partecipanti, all’argomento trattato e al tempo a disposizione?

Altri aspetti legati all’efficienza personale e alla gestione del tempo

• Definire obiettivi – sia personali che professionali – e perseguirli con costanza
• Prioritizzazione del lavoro
  • Come individuo quali compiti sono urgenti o importanti?
  • Come stabilisco le priorità tra queste attività?
• Il tempo “imposto” dai collaboratori: i miei dipendenti lavorano per me, oppure io lavoro per loro…?
• Gli “ladri di tempo”: quali fattori si portano via il mio tempo e cosa posso fare al riguardo?
  • Email
  • Chiamate telefoniche
  • Interruzioni improvvise e impreviste
  • Attività sostitutive: procrastinazione…
  • Altri elementi che influiscono sul tempo
• Delegazione efficace
• Assertività: raggiungere compromessi; imparare a dire “no” in modo adeguato